UN POCO SOBRE EL ÁREA DE COMPRAS (entrevista)

Pregunta..¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?

Respuesta..La compañía con respecto la gestión de compras tiene un objetivo muy especifico que es asegurar que se realice una buena compra desde dos puntos de vista:

Lo que se compra " precio, calidad, oportunidad.

Como se compra  " selección de proveedores, modelo de compra, negociación, cierre y desimantación.

Pregunta..¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?

Respuesta..En este proceso intervienen 4 personas y están divididas en compras no industriales las cuales están encargadas de suministrarle a la empresa todo el material no industrial, es decir, todos los materiales que no van directa mente en el producto fin.

Compras industriales están encargadas de suministrarle a la empresa todo el material  industrial, es decir, todos los materiales que  van directa mente en el producto final.

 Y sus principales funciones son:

·          Detección de la necesidad.

·         Solicitud y análisis de alternativas de compra.

·         Negociación con los proveedores.

·   Colocación de órdenes de compra (documento que inicia el procedimiento de compras).

·         Seguimiento y activación de órdenes de compra.

·         Recepción de los materiales comprados.

·         Almacenaje y registro.

·         Entrega de los insumos al área que los requirió.

·         Estudio permanente del mercado de oferta.

·         Mantenimiento de registros de stock

          Control de calidad.

Pregunta..¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Respuesta..Las compraque requiere la compañía para el normal funcionamiento son adquiridas en gran parte a nivel nacional, y muy ocasional mente se realizan compras internacionales, estas se hacen cuando no existen proveedores nacionales que puedan suministrar materias primas, suministros, servicios y  bienes que requiera la empresa.
Estas negociaciones se hacen directa mente con los proveedores.

Pregunta..¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique

Respuesta..Las compras en la compañía son de manera centralizada ya que cuenta con un área de compras que es la encargada de realizar todas las compras de la compañía tanto industriales como no industriales, el sistema utilizado es por medio de stock.

Pregunta..En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

Respuesta..Los aspectos que se tienen en cuenta en Prebel para realizar una buena compra son:

-precio

-calidad

-oportunidad

-Realizar una buena selección de proveedores

-Tener un muy buen modelo de compra

-Ejecutar una buena negociación y cierre.

-Exigir la documentación requerida por la empresa.

      -flexibilidad del proveedor.

Pregunta..¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?

Respuesta..La búsqueda de proveedores se hace de la siguiente manera:

-        Consultar la base de datos de proveedores existente

-        Por medio de Internet.

-        Remitidos.

La investigación de proveedores se hace de la siguiente manera:

-        Realizar visitas anuales a los proveedores que participen en el 20% de las compras más representativas de acuerdo con el monto de la compra.

-        Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha no anterior a tres (3) meses.

-         Solicitar copia del RUT.

Pregunta..¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.

Respuesta..Todos los productos que se compran inicialmente son sometidos a pruebas por el departamento de calidad y por la persona que realizo el requerimiento de la compra, además se le realiza una prueba de uso si es necesario.

Pregunta..¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)

Respuesta..La compañía cuenta con una bodega de almacenaje, esta tiene amplias zonas de descargue, cuando ingresa la mercancía a la bodega es ubicada en estanterías de almacenamiento, cada una identificada con su respectivo código. Para desplazar y ubicar la mercancía en sus respectivas estanterías son utilizados montacargas eléctricos, stock picker, estibadores eléctricos, bandas transportadoras y estibadores manuales, además de contar con el sistema Sap para hacer los ingresos a los inventario y realizar los traslados entre ubicaciones.

Pregunta..¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

Respuesta..Los límites mínimos están establecidos por cada departamento asegurando un stock disponible para el buen funcionamiento de las actividades  de las áreas, y al igual que los límites mínimos los máximos también están establecidos por cada área de manera que no sobrepase el stock de almacenamiento y el presupuesto.

Pregunta.. ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?

Respuesta..Presupuestos ____x___ Auditorías ___x_____Indicadores de Gestión ____x____Evaluaciones del proveedor______x__ Reportes estadísticos de Compras __x__

Pregunta..¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Respuesta..Siempre deben considerarse en la negociación todos los aspectos relevantes a la transacción que se va a realizar. 

Plazos de pago: 

Típicamente debemos pagar a 60 días, considerando un descuento pronto pago para plazos menores. 

Son excepciones, y se pagan a 30 días o de contado los bienes y/o servicios que el Jefe de Compras no Industriales autorice. Para esto deberá tener en cuenta: criticidad del producto y/o servicio, alternativas en el mercado, bienes importados, composición de costos, entre otros.