UN POCO DE HISTORIA SOBRE PREBEL

Somos una empresa colombiana, con más de 60 años de experiencia en el mercado de productos de belleza y cuidado personal. En nuestros inicios, representamos marcas extranjeras para la fabricación y comercialización de productos en Colombia, tales como Jean Patou, Elizabeth Arden, L‘Oreal, Nina Ricci, Max Factor, Helena Rubistein y Clairol. Hasta el 2005 y por un período de 15 años, manejamos la marca AVON en Colombia, iniciando su operación en el país y conduciéndola hasta tener una fuerza de distribución de 200 mil representantes de ventas. Con la apertura hacia el mercado internacional,  PREBEL emprende el camino hacia otras latitudes. Es así como en el 2007, comenzamos a producir el portafolio de productos dyclass, la marca de venta directa especializada en el ámbito de cosméticos y joyería, que hoy en día se comercializa en Perú y México a través de distribuidores autorizados. Actualmente, en PREBEL desarrollamos, fabricamos y comercializamos productos de belleza y cuidado personal a través de nuestros negocios del Retail, la Fabricación para Terceros de productos de la misma categoría y Joyería de fantasía fina y la Venta Directa en Perú y México, a través de distribuidores autorizados. Algunos de nuestros negocios son: RETAIL: En Colombia se cuenta con marcas propias como: Vitu, Arden form Men y Nude. Se tiene licencia exclusiva para Colombia de las marcas: Yardley Internacional y Elizabeth Arden para desodorantes y antitranspirantes. Se representa las marcas Max Factor, Olay y Wella Consumo de Procter & Gamble. FABRICACION PARA TERCEROS: se presta el servicio de manufactura a terceros de cosméticos fragancias y productos de aseo personal.  Además, se desarrolla a gran escala joyería de fantasía fina. VENTA DIRECTA: se desarrolla y se fabrica el portafolio de productos de la marca de venta por catálogo dyclass, que se comercializa en Perú y México  a través de distribuidores autorizados.

PROPÓSITO

Con este trabajo pretendemos dar a conocer la actividad de la cadena de abastecimiento de PREBEL, la tecnología utilizada, conocer el funcionamiento del área de compras.

Este trabajo se realiza con el fin de conocer cuál es el funcionamiento y las principales actividades que se realizan en el procedimiento de compra Los beneficios que se obtuvieron al realizar este trabajo fueron:

      Aprender a hacer una selección de proveedores.

-     Conocer la tecnología que se requiere para un adecuado almacenamiento.

-     Conocer las distintas formas de pago utilizadas por una empresa.

-     Identificar los controles que se utilizan en el área de compras.

-     Aprender a establecer los topes máximos y mínimos en el momento de comprar.

-     Aprendimos que a la hora de realizar una compre se debe de realizar un test de caracterización del producto.

-     Identificar los diferentes objetivos que se establecen para el área de compras.

-     Conocer los diferentes aspectos que se deben de tener en cuenta para realizar una compra exitosa. 
     OBJETIVOS GENERALES:

-    Suministrarle a la empresa todo el material para satisfacer las necesidades del mejor modo.

-    articular las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir con todas sus actividades.

-    Garantizar la compra de todos los requerimientos con la mejor calidad al menor  costo  posible.

-    asegurar que se realice una buena compra tanto desde el punto de vista de lo que se compra: precio, calidad, oportunidad, como de la forma en que se compra: selección de proveedores, modelo de compra, negociación, cierre y documentación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

-    Contar con una base de datos amplia de proveedores.

-    Cumplir con los mínimos y máximos requeridos por cada área.

-    Garantizar una buena calidad de los bienes o servicios comprados.

-    Mantener abastecida la empresa para garantizar la actividad continua de la empresa.

-    Realizar una buena selección de proveedores.

-    Elegir la mejor oportunidad que ofrece el mercado.

 

     CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

     Como norma general todas las compras de la compañía estarán centralizadas en las áreas de compras: Compras Industriales (Materias Primas, Material de Empaque, Mantenimiento y Maquinaria) y Compras No Industriales para el resto de las compras y su  función es asegurar que se realice una buena compra tanto desde el punto de vista de lo que se compra: precio, calidad, oportunidad, como de la forma en que se compra: selección de proveedores, modelo de compra, negociación, cierre y documentación. 

S

   RECURSOS TECNOLÓGICOS  PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LAS COMPRAS

PREBEL implementa SAP

En PREBEL somos conscientes de que el crecimiento se traduce en mejores productos y servicios para nuestros clientes y para lograrlo, es necesario ser competitivos y estar a la vanguardia con las mejores prácticas empresariales.  

Por esto, desde 2008  se implementó el sistema de información SAP, lo que nos permite ahora tener nuestros procedimientos estandarizados, asegurar calidad de la información,  orientar nuestros recursos a obtener los resultados definidos, ser más eficientes y tener procesos industriales, comerciales y administrativos de calidad global.

   
     DIAGRAMA DE FLUJOS COMPRAS

     IMPACTO DE LAS COMPRAS EN LA COMPAÑÍA

     Las compras pueden influir positiva o negativamente en las utilidades de la organización al  momento de realizar las compras pueden impactar positivamente

     - cuando se busca la mejor oportunidad del mercado.

     - cuando se tiene una buena base de datos de proveedores.

     - cuando al momento de comprar se lleva un control de calidad sobre el bien o servicios.

      E impactan negativamente cuando:

     -Cuando toca hacer reprocesos de los bienes o servicios.

     -Cuando no se realiza una buena investigación de proveedores

     -Cuando no se identifica la mejor oportunidad que me ofrece el mercado.

    ¿Y NUESTRO SISTEMA DE SEGURIDAD?

Somos una empresa certificada BASC

Nuestra Compañía cuenta con la certificación del BASC desde noviembre de 2007, que nos permitirá asegurar que nuestros productos y mercancías de exportación, no sean contaminados con sustancias narcóticas.

El sello BASC significa, hacer negocios con una empresa comprometida, ética, responsable, garante de todos sus procesos y acciones; siendo cumplidora de las exigencias de las autoridades y generando credibilidad en el medio en el que se desenvuelve.

Para obtener esta importante certificación,  en PREBEL hemos emprendido importantes iniciativas para incentivar una cultura de seguridad y protección frente a actividades ilícitas que contaminen nuestra mercancía con sustancias extrañas. Esto exige adoptar una propuesta estructurada para identificar, evaluar y controlar los riesgos relacionados con las actividades que se realizan en la Empresa.

 ¿Qué significa ser una empresa BASC?
La empresa certificada BASC es fiel representante de una filosofía de seriedad, compromiso, ética y transparencia a nivel mundial, cuyos procesos tanto internos como externos están basados en políticas claras de prevención y seguridad a través de la implementación de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad, con el fin de participar activamente de un comercio internacional no sólo eficiente sino responsable.

BASC nos permite conocer los riesgos inherentes a nuestra operación y así tomar medidas preventivas que eviten cualquier actividad ilícita dentro de nuestra organización. Por tanto podemos entregarle a nuestros clientes productos y/o servicios de excelente calidad sin riesgos ni contratiempos, lo que se traduce en facilitación, tranquilidad y confianza en los negocios. Igualmente, contamos con el respaldo de las autoridades a nivel nacional e internacional para lograr nuestro objetivo: APORTAR A UN COMERCIO FLUIDO Y CUMPLIRLE A NUESTROS CLIENTES!!!

COMO SE DESARROLLA EL PROCESO DE LOGÍSTICA?

Por PREBEL contar con 3 Sedes ubicadas en diferentes latitudes cuenta con un proceso logístico, el cual es contratado a través de un tercero para así poder realizar el transporte de materias primas y producto terminado entre una sede y  otra. La distribución del producto terminado a los clientes se realiza por medio de un contrato con empresas de mensajería especializadas (Coordinadora).

ASPECTOS LOGÍSTICOS:

     PREBEL cuenta con una bodega de almacenamiento de materias primas, la cual está ubicada estratégicamente en el municipio de Rionegro cerca del aeropuerto y proveedores, en esta bodega son almacenadas todas  las materias primas que se necesitan para la fabricación de todos los productos que se distribuyen en la empresa. 

     La sede de producción se encuentra ubicada en la ciudad de Medellín cerca de la terminal del sur y el aeropuerto Olaya Herrera, para poder realizar el transporte de las  materias primas desde Rionegro hasta el área de producción ubicada en Medellín se hace  un contrato con una empresa especializada en transporte el cual facilita los camiones y el conductor. Una tercera sede que es la de almacenamiento de producto terminado se encuentra ubicada a dos kilómetros de distancia de la sede productora  para realizar el traslado del producto PT se contrata con la misma empresa que transporta las materias primas desde Rionegro hasta Medellín. Una vez el producto PT está en la bodega de almacenamiento se utilizan montacargas, estibadores, stock picker, para ubicarlas en el stock de almacenamiento.Y por ultimo  para despachar los pedidos a los almacenes de  distribución se toma el servicio de la empresa coordinadora mercantil para el transporte de  los pedidos desde la bodega de almacenamiento hasta el punto de recibo en los almacenes de cadena o distribuidores.

     CONTROLES DE LA DIRECCIÓN E COMPRAS

     Clasificar los proveedores según el grado de criticidad con el fin de establecer planes de acción que contribuyan al mejoramiento del proceso mediante el desarrollo de proveedores.

     Para la calificación de proveedores se utiliza SAP, con esta herramienta se mide aspectos como: Flexibilidad, comunicación oportuna, cumplimiento, entrega de pedidos, estructura de servicio, estructura administrativa e instalaciones.

     CONCLUSIONES

            - Toda área de compras tiene arraigado así un proceso logístico.

- Para poder hacer una buena compra es necesario contar con diferentes opciones de proveedores.

- Para poder transformar la materia prima en un producto final y que este llegue al consumidor, es necesario establecer una cadena de abastecimiento.

- Cuando se compra más de lo establecido esto puede generar un impacto económico negativo a la compañía, porque genera más gastos de almacenamiento y  logísticos.

- Una buena oportunidad en compras es adquirir el servicio o el bien, con una buena calidad y al menor costo. 

UN POCO SOBRE EL ÁREA DE COMPRAS (entrevista)

Pregunta..¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?

Respuesta..La compañía con respecto la gestión de compras tiene un objetivo muy especifico que es asegurar que se realice una buena compra desde dos puntos de vista:

Lo que se compra " precio, calidad, oportunidad.

Como se compra  " selección de proveedores, modelo de compra, negociación, cierre y desimantación.

Pregunta..¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?

Respuesta..En este proceso intervienen 4 personas y están divididas en compras no industriales las cuales están encargadas de suministrarle a la empresa todo el material no industrial, es decir, todos los materiales que no van directa mente en el producto fin.

Compras industriales están encargadas de suministrarle a la empresa todo el material  industrial, es decir, todos los materiales que  van directa mente en el producto final.

 Y sus principales funciones son:

·          Detección de la necesidad.

·         Solicitud y análisis de alternativas de compra.

·         Negociación con los proveedores.

·   Colocación de órdenes de compra (documento que inicia el procedimiento de compras).

·         Seguimiento y activación de órdenes de compra.

·         Recepción de los materiales comprados.

·         Almacenaje y registro.

·         Entrega de los insumos al área que los requirió.

·         Estudio permanente del mercado de oferta.

·         Mantenimiento de registros de stock

          Control de calidad.

Pregunta..¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Respuesta..Las compraque requiere la compañía para el normal funcionamiento son adquiridas en gran parte a nivel nacional, y muy ocasional mente se realizan compras internacionales, estas se hacen cuando no existen proveedores nacionales que puedan suministrar materias primas, suministros, servicios y  bienes que requiera la empresa.
Estas negociaciones se hacen directa mente con los proveedores.

Pregunta..¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique

Respuesta..Las compras en la compañía son de manera centralizada ya que cuenta con un área de compras que es la encargada de realizar todas las compras de la compañía tanto industriales como no industriales, el sistema utilizado es por medio de stock.

Pregunta..En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

Respuesta..Los aspectos que se tienen en cuenta en Prebel para realizar una buena compra son:

-precio

-calidad

-oportunidad

-Realizar una buena selección de proveedores

-Tener un muy buen modelo de compra

-Ejecutar una buena negociación y cierre.

-Exigir la documentación requerida por la empresa.

      -flexibilidad del proveedor.

Pregunta..¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?

Respuesta..La búsqueda de proveedores se hace de la siguiente manera:

-        Consultar la base de datos de proveedores existente

-        Por medio de Internet.

-        Remitidos.

La investigación de proveedores se hace de la siguiente manera:

-        Realizar visitas anuales a los proveedores que participen en el 20% de las compras más representativas de acuerdo con el monto de la compra.

-        Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha no anterior a tres (3) meses.

-         Solicitar copia del RUT.

Pregunta..¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.

Respuesta..Todos los productos que se compran inicialmente son sometidos a pruebas por el departamento de calidad y por la persona que realizo el requerimiento de la compra, además se le realiza una prueba de uso si es necesario.

Pregunta..¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)

Respuesta..La compañía cuenta con una bodega de almacenaje, esta tiene amplias zonas de descargue, cuando ingresa la mercancía a la bodega es ubicada en estanterías de almacenamiento, cada una identificada con su respectivo código. Para desplazar y ubicar la mercancía en sus respectivas estanterías son utilizados montacargas eléctricos, stock picker, estibadores eléctricos, bandas transportadoras y estibadores manuales, además de contar con el sistema Sap para hacer los ingresos a los inventario y realizar los traslados entre ubicaciones.

Pregunta..¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

Respuesta..Los límites mínimos están establecidos por cada departamento asegurando un stock disponible para el buen funcionamiento de las actividades  de las áreas, y al igual que los límites mínimos los máximos también están establecidos por cada área de manera que no sobrepase el stock de almacenamiento y el presupuesto.

Pregunta.. ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?

Respuesta..Presupuestos ____x___ Auditorías ___x_____Indicadores de Gestión ____x____Evaluaciones del proveedor______x__ Reportes estadísticos de Compras __x__

Pregunta..¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Respuesta..Siempre deben considerarse en la negociación todos los aspectos relevantes a la transacción que se va a realizar. 

Plazos de pago: 

Típicamente debemos pagar a 60 días, considerando un descuento pronto pago para plazos menores. 

Son excepciones, y se pagan a 30 días o de contado los bienes y/o servicios que el Jefe de Compras no Industriales autorice. Para esto deberá tener en cuenta: criticidad del producto y/o servicio, alternativas en el mercado, bienes importados, composición de costos, entre otros.

HERRAMIENTAS PARA ALMACENAR